Defter Beyan Sistemi Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Defter Beyan Soru Cevap

1 – Defter-Beyan Sistemine Başvuru Süresinin Son Günü Ne Zamandır?

Defter-Beyan Sistemini kullanmak zorunda olan mükelleflerin, Sistemi kullanmaya başlayacakları takvim yılından önceki ayın son gününe kadar (bu gün dahil) www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden veya gelir vergisi yönünden bağlı bulundukları vergi dairesi aracılığıyla başvuru yapmaları gerekmektedir.

486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin 16’ncı maddesi kapsamında Tebliğin 5’inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca 31/12/2017 tarihine kadar Sistemi kullanmak üzere yapılması gereken başvurular serbest meslek erbapları tarafından 31/1/2018, basit usule tabi olan mükellefler açısından ise 30/6/2018 tarihine kadar yapılabilecektir.

Defter-Beyan Sisteminin uygulanmaya başlanmasından sonra mükellefiyet tesis ettiren ve söz konusu Sistemi kullanmak zorunda olan mükellefler, kendileri veya aracılık ve sorumluluk yetkisi verdiği meslek mensupları ya da meslek odaları aracılığıyla işe başlama bildiriminin verildiği günü izleyen yedinci iş günü mesai saati sonuna kadar gelir vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesine başvuru yapacaklardır. Söz konusu başvuru işe başlama bildiriminin verildiği günü izleyen yedinci iş gününün sonuna (saat 23.59’a) kadar www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden de yapılabilecektir.

2 – Defter-Beyan Sisteminde Defterlerin Açılış Onayı Nasıl Olacaktır?

Defter-Beyan Sisteminde noter tasdiki aranmayacaktır. İlk defa veya yeniden işe başlama ile sınıf değiştirme hallerinde defterleri kullanmaya başlamadan önce, sonraki faaliyet dönemlerinde ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından elektronik olarak yapılır. Açılış onayı 213 sayılı kanunda öngörülen tasdik hükmündedir.

3 – Defter-Beyan Sistemine Her Yıl Yeniden Müracaat Etmek Gerekiyor Mu?

Defter-Beyan Sistemine ilk girişte başvuru alınmakta olup sonraki yıllarda ayrıca başvuru aranmayacaktır.

213 sayılı Vergi Usul Kanununun 179’uncu maddesi gereğince, ikinci sınıfa geçerek işletme hesabı esasına göre defter tutacak olan mükelleflerin, söz konusu maddede belirtilen şartların tahakkuk ettiği takvim yılının son gününe (bu gün dâhil) kadar, gerçek usulde vergilendirilmekte iken 193 sayılı Kanunun 46’ncı maddesinde yer alan düzenleme gereği basit usule tabi olmayı yazı ile talep eden mükelleflerin ise anılan maddede belirtilen şartların gerçekleştiği takvim yılının son gününe (bu gün dâhil) kadar kendileri veya aracılık ve sorumluluk yetkisi verdiği meslek mensupları ya da meslek odaları aracılığıyla www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden elektronik ortamda veya gelir vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesine başvuru yapmaları gerekmektedir.

Diğer taraftan, Basit usule tabi mükelleflerden;
a) Sahte veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge düzenlediği veya kullandığı tespit edilenlerin, bu hususun kendilerine tebliğ edildiği tarihi takip eden aybaşından önce,
b) Mevcut işine 193 sayılı Gelir Vergisi Kanununun 51’inci maddesinde belirtilen faaliyetleri ilave edenlerin, bu faaliyetlere ilişkin işe başlama bildiriminin verildiği günü izleyen yedinci iş günü sonuna kadar,
c)İşletme hesabı esasına göre defter tutacak olan mükelleflerin defter tutmaya başlamadan önceki takvim yılının son gününe (bu gün dâhil) kadar,
kendileri veya aracılık ve sorumluluk yetkisi verdiği meslek mensupları ya da meslek odaları aracılığıyla gelir vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesi ya da www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden başvuru yapmaları gerekmektedir.

4 – Aynı Anda Hem Serbest Meslek Kazancı Defteri Hem De İşletme Hesabı Esasına Göre Defter Tutan Mükellefler Defter-Beyan Sistemi İçerisinde Nasıl İşlem Yapacaklar?

Hem serbest meslek kazancı hem de işletme hesabı esasına göre tespit edilen ticari kazancı bulunan mükellefler Sistem içerisinde kaydedecekleri gelir ve giderlerini, bunların ilişkili olduğu faaliyetine uygun olarak ilgili deftere kaydedecektir. Kayıtların hangi defteri yapılacağı Sistem içerisinde seçilecek belirlenecektir.

5 – Sistem Üzerinden Tutulan Defterler Nasıl Kapatılacaktır?

Defterlere ait oldukları takvim yılının son ayını takip eden 4. ayın sonunda Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından elektronik ortamda kapanış onayı yapılacaktır.

6 – Sistemi Kullanmak İçin Kullanıcı Kodu ve Şifre Nasıl Alınabilir?

Sisteme giriş sırasında kullanılacak şifre bilgisi, mükellef veya noterden yetkilendirdiği kişi tarafından gelir vergisi yönünden bağlı olunan vergi dairesine yapılacak başvuru ile alınabilecektir.

Şifrenin vergi dairesine başvurularak talep edilmesi halinde, vergi dairesi tarafından muhataba müracaat anında sistemden üretilecek şifreyi ihtiva eden kapalı bir zarf, Teslim Tutanağı karşılığı mükellef veya yetkilendirdiği kişiye verilecektir.

Sistemin kullanılması için mükellef, meslek mensubu ya da meslek odası tarafından kullanıcı kodu ve şifre teminine yönelik olarak yapılan başvuruların değerlendirilmesinde, 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile elektronik beyanname uygulamasına ilişkin ilgili diğer mevzuat dikkate alınacaktır.

7 – Daha Önceden Alınan Kullanıcı Adı ve Şifre Bilgileri ile Defter-Beyan Sistemine Giriş Yapılabilecek Midir?

Sistemin usul ve esaslarını belirleyen 486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin yürürlüğe girdiği tarihten önce vergi dairelerinden elektronik beyanname gönderebilmek için temin edilen kullanıcı kodu ve şifre bilgisi ile Sisteme giriş yapılabilecektir.

8 – Meslek Mensupları ile Meslek Odalarının Sistemi Kullanmak İçin Bir İşlem Yapmaları Gerekiyor Mu?

Kullanıcı kodu ve şifresi bulunmayan meslek mensupları 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ekinde yer alan “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık Yetkisi Talep Formu”nu, meslek odaları ise 15 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Sirküleri ekinde yer alan “Basit Usulde Vergilendirilen Mükelleflerin Beyannamelerinin Elektronik Ortamda Gönderilmesine Aracılık Yetkisi Talep Formu”nu doldurmak suretiyle bağlı oldukları vergi dairesine müracaat ederek kullanıcı kodu ve şifre temin edebileceklerdir.

Mükellefler adına Sistem üzerinden işlem yapabilmek için meslek mensuplarının bu mükellefler ile 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ekinde yer alan “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi”ni, meslek odalarının ise 486 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğin ekinde (Ek:1) yer alan “Defter-Beyan Sistemi Kullanımı Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi (Meslek Odaları ile Basit Usulde Vergilendirilen Üyeleri İçin)”ni imzalamaları ve 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin (V-2) numaralı bölümünde düzenlenen usul ve esaslar çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığına bildirmeleri gerekmektedir.

9 – Sistemi Kimler Kullanacak?

Defter-Beyan Sistemi üzerinden defter tutma, beyanname ve bildirim gönderebilme işlemleri, 3568 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat düzenlemeleri uyarınca vergi beyannamelerini meslek mensuplarına;

a) İmzalatmak zorunda olan mükelleflerden,

Kendisine elektronik beyanname gönderebilmek için kullanıcı kodu, parola ve şifre verilenlerin kendileri veya meslek mensupları tarafından,
Diğerleri için meslek mensupları tarafından,

b) İmzalatma yükümlülüğü olmayan mükelleflerden,

Kendisine elektronik beyanname gönderebilmek için kullanıcı kodu, parola ve şifre verilenlerin kendileri veya meslek mensupları ya da basit usule tabi olan mükellefler açısından bağlı oldukları meslek odaları tarafından,
Diğerleri için meslek mensupları ya da basit usule tabi olan mükellefler açısından bağlı oldukları meslek odaları tarafından,  yapılabilecektir.

Sistemin kullanılması için mükellef, meslek mensubu ya da meslek odası tarafından kullanıcı kodu ve şifre teminine yönelik olarak yapılan başvuruların değerlendirilmesinde, 340 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile elektronik beyanname uygulamasına ilişkin ilgili diğer mevzuat dikkate alınacaktır.

Defter-Beyan Sistemini meslek mensubu veya meslek odası aracılığıyla kullanan mükellefler de Sistemi, herhangi bir işlem yapmadan bilgilenme amacıyla görüntüleme yapmak suretiyle kullanabileceklerdir.

Sistemi kullanacak mükellef, meslek mensubu veya meslek odaları istemeleri halinde, sigortalı olarak çalıştırdıkları çalışanlarını Sistemin belirli fonksiyonlarını kullanmak üzere Sistem kullanıcısı olarak tanımlayabilecek ve yetkilendirebileceklerdir.

10 – Düzenlemiş Olan Satış Belgesi Sisteme Nasıl Kayıt Edilecektir?

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gelir Ekle” ifadesi tıklanarak gelirin türüne göre ilgili alanlar doldurarak satış belgesi kaydedilmektedir.

11 – Düzenlenmiş Olan Gider Belgesi Sisteme Nasıl Kayıt Edilecektir?

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gider Ekle” ifadesi tıklanarak giderin türüne göre ilgili alanlar doldurarak gider belgesi kaydedilmektedir.

12 – Alınan Bir Ürün İade Edilmek İstenildiğinde Sisteme Nasıl Kayıt Edilecektir?

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gelir Ekle” ifadesi tıklanarak satışın türünden “Diğer İşlemler” seçilerek KDV oranı bölümünün yanında açılan “Diğer İşlemler” kutucuğundan “504-Alınan Malların İadesi, Gerçekleşmeyen İşlemler” satırı seçilerek kayıt edilecektir.

13 – Sistem Kaydedilen Gelir ve Gider Belgeleri Nasıl Listelenebilir? Bunlar Üzerinden Değişiklik Nasıl Yapılabilir?

Sisteme giriş yapıldıktan sonra, sol menüde yer alan “Muhasebe Bilgileri” başlığı altında yer alan “Gelir Listele” ve “Gider Listele” ifadeleri altında belge bilgisi kriterleri tanımlanarak görüntüleme yapabilir.

Bu şekilde listelenen kayıtlar üzerinde ilgili satıra tek tıklama ile açılan ekranda detayları görüntülenebilir, belgede ya da kayıtta düzenleme yapılacaksa “Belgeye Git” ifadesi tıklanarak ilgili belge detayına gidilerek düzenleme yapılabilmektedir.

Defter ve kayıtlara rakam veya yazıların yanlış girilmesi durumunda, Tebliğde kayıt zamanına ilişkin olarak belirlenen süreler zarfında, Sistem üzerinden yanlış kayıt güncellenebilecek veya iptal edilerek doğru kayıt aynı yöntemle tekrar girilebilecektir.

14 – Sistemde Yer Alan Beyannamelerde Bazı Alanlar Dolu Olarak Gelmektedir. Bu Alandaki Bilgilerin Hatalı Olması Durumunda Ne Yapılacaktır?

Beyannameler, Sisteme yapılan kayıtlar esas alınarak oluşturulmaktadır. Beyannamede bir hata bulunulması durumunda, öncelikle söz konusu hatanın kaynağı olan ilgili kayıt düzeltilmelidir.

15 – Beyanname Taslak Olarak Kaydedildikten Sonra Sistem Üzerinden Yapılacak Değişiklikler, İlave Kayıtlar Taslak Beyannameme Otomatik Olarak Yansıyacak Mı?

Beyanname taslak olarak oluşturulduktan sonra, Sistemde gelir ya da gidere yönelik olarak bir değişiklik yapılırsa, bu değişiklikler, beyannamenin tekrar oluşturulması durumunda beyannameye otomatik olarak yansıyacaktır.

16 – 1/1/2018 Tarihinden Sonra Gerçekleştirilen Yeni Mükellefiyet Tesislerinde Nasıl Başvuru Yapılacaktır?

Defter-Beyan Sisteminin uygulanmaya başlanmasından sonra mükellefiyet tesis ettiren ve söz konusu Sistemi kullanmak zorunda olan mükellefler, kendileri veya yukarıda belirtildiği şekilde aracılık ve sorumluluk yetkisi verdiği kişiler aracılığıyla işe başlama bildiriminin verildiği günü izleyen yedinci iş günü mesai saati sonuna kadar gelir vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesine başvuru yapacaklardır. Söz konusu başvuru işe başlama bildiriminin verildiği günü izleyen yedinci iş gününün sonuna (saat 23.59’a) kadar www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden de yapılabilecektir.

17 – Sistem Üzerinden Elektronik Ortamda Fatura veya Serbest Meslek Makbuzu Düzenlenmesi Zorunlu Mudur?

Hayır. Sistem fatura veya serbest meslek makbuzlarının elektronik ortamda düzenlenmesine yönelik bir zorunluluk getirmemektedir. Söz konusu belgelere yönelik olarak ilgili mevzuat düzenlemeleri kapsamında, isteyen mükelleflerin Sistem üzerinden belge düzenlemesi söz konusu olabilecektir.

Sistem üzerinden fatura ya da serbest makbuzu düzenlenebilmesine ilişkin çalışmalar devam etmektedir. Sistemi kullanan mükellefler istemeleri halinde 2018 yılı içerisinde, fatura ve serbest meslek makbuzu gibi belgeleri elektronik ortamda düzenleyebilecektir.

18 – Sistem Üzerinden Üçüncü Taraf Kurum ve Kuruluşlarından Alınan Veriler Gösterilecek Midir?

Sisteme dahil olan mükelleflere adlarına yapılan kesinti (stopaj) bilgileri, sigorta (mal, can ve DASK) bilgileri, adlarına yapılan kira geliri ödemeleri ile gayrimenkul alış-satış bilgileri gösterilmektedir.

19 – Beyannameler Sistem Üzerinden Gönderilebilecek Midir?

Sistem üzerinden mükelleflerin ilgili döneme ait beyannamelerini oluşturabileceği, düzenleyebileceği, gönderebileceği ve görebileceği menüler yer almaktadır. Mükellefler beyannamelerini inceleyebilecek, onaylayabilecek ve gönderebileceklerdir.

20 – Sistem Üzerinden Hangi Beyannameler Gönderilebilir?

Serbest meslek erbapları, “ Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi”, “Katma Değer Vergisi Beyannamesi”, “Geçici Vergi Beyannamesi”, “Muhtasar Beyanname”, “Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi” ve “Damga Vergisi Beyannamesi”ni Sistem üzerinden gönderebileceklerdir.

21 – Mükellefler Sigortalı Olarak Çalıştırdıkları Kişileri Sistem Kullanıcısı Olarak Tanımlayabilecek Midir?

Sistemi kullanacak mükellef, meslek mensubu veya meslek odaları istemeleri halinde, sigortalı olarak çalıştırdıkları çalışanlarını Sistemin belirli fonksiyonlarını kullanmak üzere Sistem kullanıcısı olarak tanımlayabilecek ve yetkilendirebileceklerdir.

Bu durumda, tanımlanan kişilerin Sisteme girişte kullanacakları şifreler, Defter-Beyan Sistemi içerisinden elektronik ortamda üretilerek kullanıcıya gösterilecektir. Bu şekilde Sistem kullanıcısı olarak tanımlanan kişiler, kendileri için oluşturulan kullanıcı kodu ve şifreyi kullanarak Sisteme giriş yapabileceklerdir.

22 – Defter-Beyan Sistemini Kullanacak Mükellefler Noterden Defter Tasdik Ettirecekler Mi?

Hayır. Sistemi kullanan mükellefler kâğıt ortamında defter tutmayacaklarından herhangi bir şekilde notere defter tasdik ettirmeleri söz konusu olmayacaktır.

23 – Defter-Beyan Sistemi Üzerinden Hangi Defterler Elektronik Ortamda Tutulabilecektir?

Defter-Beyan Sistemi üzerinden, işletme defteri, çiftçi işletme defteri, serbest meslek kazanç defteri, amortisman defteri, envanter defteri, damga vergisi defteri, ambar defteri ile bitim işleri defteri elektronik ortamda tutulabilecektir.

24 – Defter-Beyan Sisteminde Defterler Nasıl Muhafaza Edilecektir?

Sistem üzerinden tutulan defter ve kayıtların muhafaza yükümlülüğü Gelir İdaresi Başkanlığına aittir. Başkanlık mükellef, meslek mensubu ya da meslek odası tarafından girilen kayıtları ve bu kayıtlardan hareketle oluşan defterleri elektronik ortamda muhafaza edecek ve mükelleflerin kullanımına hazır halde bulunduracaktır.

25 – Kayıtların ve Defterlerin İlgili Kurum ve Kuruluşlara Nasıl İbraz Edilecektir?

Kendisinden mükellefiyetine ilişkin defter ve kayıtlarının ibrazı talep edilen mükellefler, talepte bulunan birim ile ibrazı talep edilen bilgilerin mahiyetini ibraz talep yazısının bir örneği ile birlikte ibraz süresinin sonundan en geç 10 gün önce bağlı olduğu vergi dairesi aracılığıyla Gelir İdaresi Başkanlığına bildirecektir.

Kayıt ve defterler muhatabına, Başkanlık tarafından belirlenen yöntemler ile değişmezliği garanti edilerek ibraz edilecektir.

Defter Beyan Soru Cevap

GİB

Defter Beyan Sistemi Kılavuzu

Defter Beyan Sistemi Başvuru Kılavuzu

Defter Beyan Sistemi Başvuru Dilekçesi

Defter Beyan Sistemi Kullanımı Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi